1) Pengantar: dari “sistem” ke “sistem informasi”

Secara umum, sistem adalah kumpulan elemen/komponen yang saling berinteraksi dan bekerja sebagai satu kesatuan untuk mencapai tujuan tertentu. Komponen-komponen ini dapat berupa subsistem; keluaran satu subsistem menjadi masukan bagi subsistem lain melalui penghubung (interface), dan seluruh kesatuan itu beroperasi dalam batas (boundary) yang memisahkan sistem dari lingkungan luar (environment). Sistem menerima input, memprosesnya, lalu menghasilkan output, serta bergerak menuju sasaran (objective) yang jelas. Konsep-konsep dasar ini ditunjukkan eksplisit dalam materi DINUS.

Sistem informasi (SI) menambahkan dimensi komputasional terhadap konsep sistem: ia mengolah data menjadi informasi yang bernilai bagi pengambilan keputusan, dengan blok bangunan khas seperti input, model/proses, output, teknologi, basis data, dan kendali.


2) Delapan Karakteristik Utama Sistem Informasi

Delapan karakteristik di bawah ini adalah penyempurnaan konsep “sistem” agar benar-benar berfungsi sebagai sistem informasi yang menghasilkan informasi relevan, akurat, dan tepat waktu.


2.1.Memiliki Komponen (Components)

Sistem informasi terdiri dari berbagai komponen yang disebut subsistem. Komponen ini saling berinteraksi untuk menjalankan fungsi tertentu, seperti hardware, software, database, prosedur, dan manusia.

  • Contoh: Dalam sistem informasi akademik kampus, komponen perangkat kerasnya meliputi server dan komputer admin, perangkat lunaknya berupa aplikasi portal akademik, databasenya menyimpan data mahasiswa dan nilai, prosedurnya berupa alur penginputan nilai, dan manusianya adalah dosen, admin, serta mahasiswa. Jika salah satu komponen (misalnya database) gagal berfungsi, maka seluruh sistem tidak dapat berjalan optimal.

2.2.Memiliki Batasan atau Boundary

Boundary atau batasan menunjukkan ruang lingkup sistem dan membedakan sistem informasi tertentu dengan sistem lain. Batasan ini membantu agar sistem tidak tumpang tindih.

  • Contoh: Sistem informasi keuangan perusahaan memiliki boundary yang berbeda dengan sistem HRD (sumber daya manusia). Data gaji mungkin saling terhubung, tetapi sistem keuangan hanya fokus pada pengelolaan laporan keuangan, sementara HRD fokus pada data karyawan.

2.3.Memiliki Lingkungan Luar (Environment)

Environment adalah kondisi atau sistem lain yang berada di luar boundary, tetapi dapat memengaruhi jalannya sistem informasi. Lingkungan luar ini sering kali menjadi sumber input maupun tujuan output.

  • Contoh: Sistem informasi e-commerce memiliki lingkungan luar berupa pelanggan, supplier, jasa ekspedisi, dan perbankan. Tanpa lingkungan luar ini, sistem tidak bisa berfungsi penuh karena transaksi melibatkan pihak eksternal.

2.4.Memiliki Interface (Antarmuka)

Interface adalah media penghubung antar subsistem di dalam sistem informasi. Interface memastikan adanya komunikasi dan integrasi yang lancar.

  • Contoh: Dalam sistem rumah sakit, data dari bagian pendaftaran pasien harus terhubung dengan bagian rekam medis dan bagian farmasi melalui interface aplikasi yang sama. Jika interface tidak berjalan baik, pasien bisa saja didaftarkan tetapi datanya tidak muncul di bagian rekam medis.

2.5.Memiliki Input (Masukan Sistem)

Input adalah energi, data, atau instruksi yang dimasukkan ke dalam sistem untuk diproses. Input bisa berupa data mentah maupun perintah dari pengguna.

  • Ada dua jenis input:
    • Maintenance input: masukan yang menjaga sistem tetap berjalan, misalnya update software, perawatan server.
    • Signal input: masukan berupa data aktual yang diproses menjadi informasi.
  • Contoh: Dalam sistem absensi digital, signal input berupa data sidik jari atau scan wajah karyawan, sementara maintenance input berupa update aplikasi agar tetap kompatibel dengan perangkat terbaru.

2.6.Memiliki Output (Keluaran Sistem)

Output adalah hasil yang dikeluarkan oleh sistem setelah pemrosesan input. Output biasanya berupa informasi yang bermanfaat untuk pengambilan keputusan.

  • Contoh: Pada sistem akademik, input berupa data nilai ujian mahasiswa, lalu diproses menjadi output berupa KHS (Kartu Hasil Studi) yang dapat diunduh mahasiswa melalui portal.

2.7.Memiliki Pengolah dan Pemrosesan Sistem (Processing System)

Processing adalah bagian inti dari sistem informasi, yaitu mekanisme yang mengubah input menjadi output.

  • Contoh: Dalam sistem perbankan, data transaksi nasabah (input) diproses oleh server bank, lalu menghasilkan informasi berupa saldo terbaru (output). Proses ini terjadi dalam hitungan detik, menunjukkan pentingnya pengolah sistem yang efisien.

2.8.Memiliki Sasaran (Objectives/Goals)

Setiap sistem informasi harus memiliki tujuan atau sasaran yang jelas, biasanya berupa kebutuhan pengguna yang ingin dipenuhi. Tanpa sasaran, sistem tidak memiliki arah dan cenderung tidak bermanfaat.

  • Contoh: Sistem informasi perpustakaan memiliki sasaran untuk memudahkan mahasiswa mencari, meminjam, dan mengembalikan buku. Jika sistem justru menyulitkan, misalnya pencarian buku tidak akurat, maka sasaran sistem tidak tercapai.

3) Blok Bangunan (Building Blocks) Sistem Informasi

Materi DINUS memaparkan enam blok SI yang praktis sebagai panduan arsitektur: input, model/proses, output, teknologi, basis data, kendali.

  • Input: metode & media penangkapan data.
  • Model: prosedur, logika, atau matematika yang memanipulasi input & data pada basis data.
  • Output: informasi berkualitas untuk seluruh tingkatan manajemen/pemakai.
  • Teknologi: penerimaan input, menjalankan model, menyimpan/mengakses data, mengirim output, dan membantu pengendalian.
  • Basis Data: kumpulan data berelasi.
  • Kendali: pencegahan & deteksi hal yang merusak sistem (otentikasi, otorisasi, audit trail, kontrol perubahan).

Implikasi desain: peta blok-blok ini ke komponen nyata (mis. ingestion pipeline → input; orchestrator → model/proses; data warehouse → basis data; observability stack → kendali).

4) Kualitas & Nilai Informasi

Agar output benar-benar “informasi”, ia harus memenuhi pilar kualitas berikut:

  • Tepat Waktu (Timeliness): disajikan saat dibutuhkan, tidak terlambat.
  • Relevan (Relevance): sesuai kebutuhan pemakai (tepat orangnya).
  • Akurat (Accuracy): andal untuk keputusan.
    Materi Scribd menjelaskan tiga pilar ini melalui contoh praktis; DINUS menambahkan daftar sifat nilai/kualitas informasi (mudah diperoleh, lengkap, teliti, cocok, tepat waktu, jelas, luwes, dapat dibuktikan, bebas prasangka, dapat diukur). Terapkan sebagai acceptance criteria pada produk data/informasi.

5) Dari Karakteristik ke Arsitektur & Tata Kelola

a) Pemetaan cepat

  • Boundary → Context diagram, domain bounded (DDD).
  • Environment → External dependency map, risk register.
  • Interface → kontrak API, schema registry, backward compatibility.
  • Input/Output → data contracts, kualitas data, SLAs informasi.
  • Proses → orkestrasi (workflow engine), idempotency, replayability.
  • Sasaran → KPIs/OKRs.

b) Kontrol internal & keamanan (blok kendali) Gunakan prinsip least privilege, role-based access, kontrol perubahan formal, audit pasca-implementasi—semua direkomendasikan di materi DINUS untuk menekan risiko kegagalan.

6) Metrik Praktis untuk Menilai Sistem Informasi

Selaras dengan karakteristik dan blok bangunan, evaluasi SI bisa memakai metrik berikut:

  • Relevansi: tingkat pemakaian output per segmen pemakai; content fit score.
  • Ketersediaan Tepat Waktu: report freshness, data latency, SLA kepatuhan jadwal.
  • Akurasi/Kelugasan: tingkat kesalahan data, validation pass rate, konsistensi antar-sumber.
  • Integritas Antarmuka: contract test pass rate, mean time to recover saat putus integrasi.
  • Kendali & Kepatuhan: cakupan audit trail, persentase perubahan yang melalui change control.

7) Contoh Aplikasi: Sistem Informasi Persediaan

  1. Boundary (Batasan Sistem)

Sistem ini hanya mencakup aktivitas persediaan di gudang dan toko, mulai dari penerimaan barang, pengeluaran, hingga pelaporan stok. Tidak mencakup sistem akuntansi umum maupun modul keuangan perusahaan.

  1. Environment (Lingkungan Sistem)
    Sistem persediaan berinteraksi dengan faktor eksternal seperti:
    • Regulasi fiskal terkait pencatatan barang masuk/keluar.
    • Integrasi marketplace (Shopee, Tokopedia, dll.) agar stok online sinkron dengan stok fisik.
    • Vendor/supplier sebagai sumber barang yang masuk ke gudang.
  2. Interface (Antarmuka)
    • API (Application Programming Interface): untuk sinkronisasi dengan Point of Sales (POS) dan marketplace.
    • User Interface (UI): antarmuka staf gudang dan toko untuk input penerimaan barang, retur, serta pengecekan stok.
  3. Input (Masukan)
    • Operasional: data penerimaan barang, transaksi penjualan, retur barang.
    • Maintenance: konfigurasi kategori produk, satuan, harga standar, dan minimum stock level.
  4. Process (Proses Pengolahan Data)
    • Pembaruan stok secara real-time setiap ada transaksi.
    • Rekonsiliasi harian antara data stok fisik dengan data sistem.
    • Validasi input untuk menghindari kesalahan pencatatan.
  5. Output (Keluaran)
    • Informasi stock-on-hand (stok tersedia saat ini).
    • Reorder list untuk barang yang hampir habis.
    • Laporan valuasi persediaan (berdasarkan metode FIFO/LIFO/average cost).
  6. Control (Kendali dan Umpan Balik)
    • Mekanisme otorisasi berdasarkan peran (admin, staf gudang, manajer).
    • Audit trail untuk melacak setiap mutasi stok.
    • Umpan balik berupa notifikasi jika stok menipis atau terjadi anomali.
  7. Goal/Objective (Sasaran Sistem)
    Tujuan utama sistem persediaan ini adalah:
    • Menurunkan stockout (kehabisan stok) agar penjualan tidak terganggu.
    • Mengurangi holding cost (biaya penyimpanan barang).
    • Pencapaian sasaran diukur dengan Key Performance Indicator (KPI) seperti:
      • Tingkat ketersediaan barang (% service level).
      • Waktu rata-rata pengadaan barang.
      • Persentase stok kadaluarsa/obsolescent.

Karakteristik sistem informasi komponen, boundary, environment, interface, input, proses, output, dan sasaran memberi kerangka kerja menyeluruh untuk merancang, membangun, dan mengevaluasi SI. Ketika dipadukan dengan enam blok bangunan (input, model, output, teknologi, basis data, kendali) dan pilar kualitas informasi (relevan, akurat, tepat waktu), organisasi memperoleh bahasa bersama untuk membuat keputusan arsitektur, praktik tata kelola, dan metrik kinerja yang dapat diaudit. 

Referensi

  1. Universitas Dian Nuswantoro. (2018). Sistem Informasi [Bahan Ajar]. Fakultas Ilmu Komputer, Universitas Dian Nuswantoro. Diakses dari https://repository.dinus.ac.id/docs/ajar/sistem_2018.pdf
  2. Qurmawati, M. (2022). Materi Analisis Karakteristik Sistem Informasi. Scribd. Diakses dari https://www.scribd.com/document/603850055/MATERI-Analisis-Karakteristik-Sistem-Informasi
  3. Sutabri, Tata. 2005. Analisis Sistem Informasi. Yogyakarta: Andi. Hlm 85-90.